Imperial College London accueille plus de 17 000 étudiants et 8 000 membres du personnel. Chaque année, le Collège décerne plus de 6 700 diplômes lors des cérémonies de remise des diplômes au célèbre Royal Albert Concert Hall de Londres. La gestion de ces événements n'est pas une tâche facile. Pour aider à rationaliser le processus, Imperial College dispose de la plus grande équipe de remise des diplômes en Europe.
Même avec des experts en événements à bord, l'augmentation des inscriptions d'étudiants associée à des processus papier obsolètes a créé des défis. Voici comment idloom a aidé Imperial College London à améliorer l'expérience de la remise des diplômes.
La Situation : Plus de Diplômés, Plus de Complexité
Selon Joanna Stachowicz, responsable des événements, remise des diplômes à Imperial College London, "Le plus grand défi était que nous n'avions pas de système capable d'enregistrer les diplômés et de prendre des paiements en même temps." Pour gérer les paiements, le Collège utilisait un portail de paiement géré par un autre fournisseur, mais il n'était pas adapté aux besoins de l'école.
"Notre autre problème", ajoute Stachowicz, "était que de nombreux processus étaient très chronophages." Par exemple, des milliers de billets pour les événements de remise des diplômes devaient être imprimés et placés manuellement dans des enveloppes. De plus, les sièges assignés signifient que les billets ne sont pas interchangeables. Si le mauvais billet était placé dans la mauvaise enveloppe, il devait être renvoyé et replacé.
Le résultat était un processus événementiel de plus en plus complexe et chronophage.
La Solution : Automatisation et Précision avec idloom
Avec idloom, le Collège a pu rationaliser à la fois le paiement et la collecte des données des invités. "La plateforme dispose d'un système de paiement intégré", explique Stachowicz. "Elle nous permet également de créer un site Web avec des informations sur les processus, les conditions générales et comment les diplômés peuvent modifier leur réservation."
Travailler avec idloom a également permis au Collège d'ajouter une nouvelle fonctionnalité à leurs cérémonies de remise des diplômes : la prononciation enregistrée des noms des diplômés. Auparavant, les diplômés écrivaient une prononciation phonétique de leur nom sur une carte avant l'événement, qui était ensuite remise à l'annonceur pour lire lorsque les diplômés traversaient la scène. Mais avec un pourcentage élevé d'étudiants internationaux, cette méthode conduisait encore à des noms mal prononcés, ce qui était frustrant pour les diplômés et leurs familles, qui voyagent souvent du monde entier pour cet événement.
Avec idloom, les diplômés peuvent désormais télécharger un fichier audio de leur propre nom que l'annonceur peut utiliser pour améliorer la précision.
Les Résultats : Créer une Meilleure Expérience de Diplômé
Comme l'a noté Stachowicz, "La façon dont nous travaillons est légèrement différente de celle d'un client régulier car le diplômé reçoit toutes les informations, pas les invités. Avec idloom, nous avons pu apporter des changements personnalisés qui ont amélioré nos processus."
Un domaine d'amélioration significatif a été le processus de collecte de données de consentement des anciens élèves. Auparavant, les diplômés choisissaient de donner leur consentement ou non à la collecte de données. Ils se voyaient ensuite présenter cinq options pour la collecte de données et devaient sélectionner les types de collecte de données auxquels ils ne voulaient pas participer. Le résultat était un paradoxe : les diplômés donnaient leur consentement et refusaient ensuite toute collecte de données. Avec idloom, Imperial College a créé un nouveau processus qui permet aux étudiants de sélectionner un minimum d'une et jusqu'à cinq options.
Les processus administratifs ont également été améliorés. En numérisant les billets de diplômés, Stachowicz affirme que l'équipe des diplômés a économisé environ une semaine de temps. Pendant ce temps, l'utilisation de PDF pour les lettres de visa, nécessaires pour de nombreux membres de la famille des diplômés, a permis la saisie précise et automatisée des données de formulaire, réduisant ainsi les risques d'erreur et libérant du temps pour le personnel pour s'attaquer à d'autres projets d'événements.
Pour Imperial College London, l'augmentation des événements de remise des diplômes rendait difficile la fourniture de l'expérience idéale pour les diplômés et leurs familles. Avec des solutions sur mesure de idloom, le Collège est en bonne voie pour rationaliser la gestion des événements, simplifier la billetterie et garantir aux diplômés la journée qu'ils méritent.