Imperial College London is de thuisbasis van meer dan 17.000 studenten en 8.000 personeelsleden. Elk jaar reikt het College meer dan 6.700 graden uit tijdens afstudeerevenementen in de beroemde Royal Albert Concert Hall in Londen. Het beheren van deze evenementen is geen gemakkelijke taak. Om het proces te stroomlijnen, heeft Imperial College het grootste afstudeerteam van Europa.
Zelfs met evenementexperts aan boord, hebben toenemende studentenaantallen in combinatie met verouderde papieren processen uitdagingen gecreëerd. Hier is hoe idloom Imperial College London heeft geholpen om de afstudeerervaring te verbeteren.
De Situatie: Meer Afgestudeerden, Meer Complexiteit
Volgens Joanna Stachowicz, Event Manager, Graduation aan Imperial College London, "was het grootste probleem dat we geen systeem hadden dat in staat was om afgestudeerden te registreren en tegelijkertijd betalingen te accepteren." Om betalingen te beheren, gebruikte het College een betalingsportal beheerd door een andere leverancier, maar het was niet op maat gemaakt voor de behoeften van de school.
"Ons andere probleem", zegt Stachowicz, "was dat veel processen zeer tijdrovend waren." Zo moesten duizenden tickets voor afstudeerevenementen handmatig worden afgedrukt en in enveloppen worden gestopt. Bovendien betekent toegewezen zitplaatsen dat tickets niet uitwisselbaar zijn. Als het verkeerde ticket in de verkeerde envelop ging, moest het worden teruggestuurd en opnieuw worden ingepakt.
Het resultaat was een steeds complexer en tijdrovend evenementenproces.
De Oplossing: Automatisering en Nauwkeurigheid met idloom
Met idloom kon het College zowel betaling als het verzamelen van gastgegevens stroomlijnen. "Het platform heeft een geïntegreerd betalingssysteem", zegt Stachowicz. "Het stelt ons ook in staat om een website te maken met informatie over processen, algemene voorwaarden en hoe afgestudeerden hun reservering kunnen aanpassen."
Samenwerken met idloom hielp het College ook om een nieuwe functie toe te voegen aan hun afstudeerceremonies: opgenomen uitspraak van de namen van de afgestudeerden. Voorheen schreven afgestudeerden de fonetische uitspraak van hun naam op een kaart voorafgaand aan het evenement, die vervolgens aan de omroeper werd gegeven om voor te lezen wanneer afgestudeerden het podium overstaken. Maar met een hoog percentage internationale studenten leidde deze methode nog steeds tot sommige verkeerd uitgesproken namen, wat frustrerend was voor afgestudeerden en hun families, die vaak van over de hele wereld voor dit evenement reizen.
Met idloom kunnen afgestudeerden nu een audiobestand uploaden van henzelf die hun eigen naam uitspreekt dat de omroeper kan gebruiken om de nauwkeurigheid te verbeteren.
De Resultaten: Het Opbouwen van een Betere Afstudeerervaring
Zoals opgemerkt door Stachowicz, "De manier waarop we werken is iets anders dan bij een reguliere klant omdat de afgestudeerde alle informatie krijgt, niet de gasten. Met idloom konden we op maat gemaakte, aangepaste wijzigingen aanbrengen die onze processen verbeterden.”
Een gebied van aanzienlijke verbetering was het proces voor het verzamelen van toestemming voor alumnigegevens. Voorheen kozen afgestudeerden ervoor om wel of niet deel te nemen aan gegevensverzameling. Vervolgens kregen ze vijf opties voor gegevensverzameling voorgelegd en werd hun gevraagd welke soorten gegevensverzameling ze niet wilden. Het resultaat was een paradox: afgestudeerden kozen ervoor om toestemming te geven en weigerden vervolgens alle gegevensverzameling. Met idloom heeft Imperial College een nieuw proces gecreëerd dat studenten in staat stelt om minimaal één en maximaal vijf opties te selecteren.
Administratieve processen zijn ook verbeterd. Door afstudeerkaartjes te digitaliseren, zegt Stachowicz dat het afstudeerteam ongeveer een week aan tijd heeft bespaard. Ondertussen maakte het gebruik van PDF's voor visabrieven, die noodzakelijk zijn voor veel familieleden van afgestudeerden, de nauwkeurige en geautomatiseerde populatie van formuliergegevens mogelijk, waardoor het risico op fouten werd verminderd en tijd werd vrijgemaakt voor personeel om andere evenementenprojecten aan te pakken.
Voor Imperial College London maakte de groei van afstudeerevenementen het moeilijk om de ideale ervaring te bieden voor afgestudeerden en hun families. Met op maat gemaakte oplossingen van idloom is het College op weg om evenementenbeheer te stroomlijnen, de ticketverkoop te vereenvoudigen en ervoor te zorgen dat afgestudeerden de dag krijgen die ze verdienen.