E-maildomeinfilters, codebeperkte registratieformulieren, vooraf invullen van gegevens van gasten!
Hebt u richtlijnen voor wie wel en wie niet mag registreren voor uw evenementen en wilt u voorkomen dat ongewenste inschrijvers zich registreren? Met idloom.events kunt u registraties op meerdere manieren beperken: met e-maildomeinbeperkingen of met codebeperkingen. De module voor beperkte registraties is beschikbaar vanaf het Premium-plan.
E-maildomeinbeperking
De eenvoudigste manier om te beperken wie zich voor uw evenementen kan registreren, is het definiëren van de lijst met e-maildomeinen die zich mogen registreren.
Ga naar Registratie > Formulier en bewerk het veld E-mail. Voer gewoon de domeinen (beginnend met @) in die aanvaard worden in het veld Toegestane domeinen, gescheiden door ';' en klik op Opslaan. Deze functie is nuttig voor interne evenementen, waarvoor u wilt dat alleen personen met e-mailadressen van binnen de organisatie zich kunnen registreren.
Bijgevolg kunnen alleen de toegestane domeinen zich registreren voor het evenement.
Codebeperking met dezelfde code voor alle inschrijvers
De tweede manier om registraties voor uw evenementen te beperken gaat verder, en laat u een unieke toegangscode definiëren voor alle inschrijvers om toegang te krijgen tot het formulier.
Ga naar Registratie > Instellingen > Beperkte registratie activeren, selecteer Gebruik dezelfde code voor alle inschrijvers en sla op. De inschrijvers moeten de code invoeren om zich te registreren. Eenvoudig en efficiënt!
Voer in Pop-uptekst de tekst in die u wilt laten verschijnen om mensen te vragen hun code in te voeren. Maak de code verplicht en bepaal de code die u nodig hebt.
Alleen mensen met de code zullen zich dan kunnen registreren voor het evenement.
Codebeperking met één persoonlijke code voor elke inschrijver
Als u nog verder wilt gaan en registraties op een meer gepersonaliseerde manier wilt beperken, kunt u een lijst van mensen uploaden in de backend en een unieke code definiëren die individueel is voor ieder van hen.
Ga naar Registratie >Instellingen > Beperkte registratie activeren, selecteer Gebruik één persoonlijke code voor elke inschrijver en sla op. De inschrijvers zullen hun eigen code moeten invoeren om zich te registreren.
Voer in Pop-uptekst de tekst in die u wilt laten verschijnen om mensen te vragen hun code in te voeren. Maak de code verplicht of niet (als u wilt dat mensen zich ook kunnen registreren zonder code).
- Klik op Download het lege sjabloon. De spreadsheet komt precies overeen met alle velden die zijn aangemaakt in het Formulier en de gedefinieerde Categorieën & Opties.
- Vul ten minste de persoonlijke code van de gasten in (in kolom A - Registratiecode) en hun e-mailadres. U hebt de keuze om indien nodig meer informatie in te vullen.
- U kunt ook categorieën en/of opties vooraf selecteren voor elke gast door een 1 te plaatsen in de kolom in het/de vereiste veld(en).
- Zodra alle gegevens zijn ingevoegd, slaat u uw document op. Klik op Upload de lijst met persoonlijke codes om uw spreadsheet te importeren en vervolgens op Opslaan. Er verschijnt een melding in de rechterbovenhoek van uw scherm: 'De import zal spoedig beginnen. U wordt per e-mail op de hoogte gebracht wanneer hij voltooid is.” U ontvangt een e-mail zodra uw codes zijn geïmporteerd.
- De geïmporteerde gasten worden automatisch toegevoegd aan de Lijst met deelnemers (Algemeen > Deelnemers) onder de status Geïmporteerd / Voorregistratie. Filter uw Lijst met deelnemers op deze status om uw geïmporteerde gasten te zien.
Voor alle inschrijvers die hun codes invoeren, wordt het formulier vooraf ingevuld met de eerder ingevoerde gegevens. Zodra ze zijn geregistreerd, wordt hun status automatisch gewijzigd van Geïmporteerd / Voorregistratie naar Registratie voltooid.De persoonlijke code kan slechts eenmaal worden gebruikt.
Als inschrijvers geen code hebben, kunnen zij zich niet registreren als de code verplicht is. Ze zullen zich alleen kunnen registreren als de code niet verplicht is, maar in dat geval wordt het formulier niet vooraf ingevuld met hun informatie.
Tips:
- Een unieke code kan om het even wat zijn: e-mailadres, badgenummer, studenten-ID, enz.
- Het enige wat u hoeft te doen, is de code aan uw gasten meedelen wanneer u uitnodigingen verstuurt
- Met de geïmporteerde codes kunt u aangepaste URL's genereren die het vooraf ingevulde formulier meteen openen, zonder dat u eerst de code hoeft in te voeren
- Het is een geweldige manier om een vast aantal plaatsen te verdelen voor een selecte groep mensen (d.w.z. 10 tickets beschikbaar voor een bepaald bedrijf)
Beperking van registraties door koppeling met software van derden
Door de uitgebreide reeks API-functies van idloom kunt u ook registraties beperken door de e-mailadressen van inschrijvers systematisch te matchen met whitelisted contacten in uw CRM-systeem. Dit vereist echter wel enig opzetwerk. Voel u vrij om contact met ons op te nemen als u hierbij hulp nodig hebt.
Zoals u kunt zien, zijn er meerdere manieren om registratiebeperkingen in idloom.events te beheren. Voel u vrij om contact met ons op te nemen als u hierbij hulp nodig hebt!
De module voor beperking van registraties is beschikbaar vanaf het Premium-plan.
Veel succes met uw toekomstige evenementen!
Veel plezier!
Het idloom.events-team